Точность расчета зарплат: Биометрия делает мечту реальностью.
by Bill Spence, Recognition Systems Inc.
Это кошмар.
You're eager to reap the rewards of the company's new timekeeping system. Finally! - точная система расчета зарплат, отныне без ошибок в исходных данных. Сотрудникам будет платиться столько, сколько они поработали, стоимость администрирования кадров снизится, и новая система исключит непонятные карточки времени, регистрационные журналы. Вы приходите в офис и наблюдаете, как новая система работает в точности как планировалось. Но вдруг вы замечаете, как один из сотрудников проводит сразу два бейджика, свой и чей-то еще. И прежде чем вы смогли разобраться, сотрудник поднялся к вам и пожаловался на то, что он потерял свой бейдж и теперь ему приходится использовать чей-то чужой, прежде чем он сможет войти.
Спустя 20 потраченных минут на решение проблемы с новым бейджиком, вы возмущенаетесь: "Неужели я создал монстра? Как могут быть точными расходы на зарплату, если сотрудники могут отмечаться друг вместо друга? Насколько же я действительно сократил свои административные издержки?"
В данном докладе, вы увидите, как биометрические технологии исключают данный кошмар - просто, недорого, безопасно и надежно.
Что такое биометрия?
Биометрическое устройство сравнивает уникальные персональные характеристики, чтобы идентифицировать индивида. Данная технология была использована десятилетиями в правительственной безопасности и контроле доступа, но она достаточно нова для учета времени и посещаемости персонала.
Существуют две основные категории биометрических устройств: физиологические и поведенческие. Поведенческие устройства идентифицируют уникальные привычки человека, такие как подпись. Другие подобные устройства основаны на идентификации по голосу, сравнивая вокальные образцы и частоты.
Физиологическая биометрическая идентификация измеряет уникальные характеристики тела человека, такие как отпечатки пальцев, расположение кровеносных сосудов на сетчатке глаза, радужная оболочка глаза, размер и форма руки. Биометрическое устройство каждый раз сравнивает данные характеристики с образцом, записанным в процессе первоначальной регистрации.
Традиционные идентификационные методы, такие как бейджы, ПИНы (персональные идентификационные номера), и пароли на самом деле не идентиицируют личность, т.к. одна личность может передать другой идентификационный предмет. Только биометрические ридеры идентифицируют людей по их уникальным, неизменяемым физическим характеристикам.
Преимущества
Самое главное преимущество биометрии в системе учета отработанного времени и посещаемости сотрудников - это точность. Помните старую компьютерную пословицу: "Если что попало на входе, то на выходе будет что попало"? Порок таких систем в неаккуратных исходных данных.
Традиционные системы учета времени и посещаемости искючают многие проблемы старых ручных подобных систем. Например, система основанная на бейджиках минимизирует ошибки, которые были бы при ручном вводе данных. Но неточность присутствует когда сотрудники отмечаются чужими бейджиками друг за друга. Биометрические устройства полностью исключают данную возможность.
Том Фиджеральд, манеджер отдела кадров и расчета зарплат в компании JWS Delevau, Inc., сказал: "Наши владельцы знали, что существует проблема когда люди отмечаются друг за друга. В системе, где вы используете карты, ваша карта может быть использованна кем-либо еще. Однако с нашей (биометрической) системой, только вы можете отметиться за себя."
С биометрией, ваше тело является вашей картой. Исключение карт и бейджиков в сущности снижает издержки системы учета времени и посещаемости. Мэл Хиггинс в New York City's legal offices сказал: "Проблема изъятия карт от уволенных сотрудников, а также замены потерянных или украденных просто пропадает, так что вы на этом сохраняете деньги. Более того, карты сами по себе стоят денег. Со штатом 1400 человек и стоимостью карты 1 доллар, мы сохранили 1400 долларов - не считая дополнительно годового оборота порядка 200-300 карт. С биометрической системой, вы просто не имеете проблем с этим."
Критический факторы в пользубиометрии
1. Приемлимость пользователями
Самый важный фактор, когда речь идет о биометрической системе учета времени и посещаемости сотрудников - это приемлимость пользователями. Устройство не должно причинять сотрудникам какого-либо дискомфорта, надоедать, быть не безопасным. Оно должно быть просто в использовании, и должно надежно работать.
Биометрический ридеры могут быть немного пугающими первое время, потому что технология нова. Том Фиджеральд повторяет, "Люди не уверены достаточно в первый раз. Никто по сути не любит перемены, и также существует некая "высоко-технологическая фобия". Но как только наша первая биометрическая система заработала, мы имели меньше проблем, чем с нашей предыдущей системой. Это убрало большинство сомнений. Теперь люди не беспокоятся использовать её."
Сомнения сотрдников обычно рассеиваются после небольшого рассказа о системе. Менеджер по персоналу может сказать: "Идентификационная система учета времени и посещаемости сотрудников HandPunch использует размер и форму руки для сверки людей по их индивидуальным особенностям. Вы вводите короткий код, потом HandPunch смотрит на длину, ширину, толщину и поверхность руки, идентифицируя уникальные характеристики с хранимым в памяти трехмерным изображением вашей руки." Такое описание позволяет снять мистику об устройстве и помочь людям отсноситься к ней проще.
Биометрическое устройство должно быть простым в обращении. ы когда-нибудь вставляли кредитную карту не правильно? Фрустрация! Некоторые биометрические технологии имеют такую же проблему, но такая проблема крайне редка с ридерами руки. Например, на ридерах фирмы RSI мигает красная лампочка, если требуется переставить пальцы ближе к нарисованным линиям на устройстве. После нескольких использований, необходимость в такой малой коррекциий отпадает. Мэл Хиггинс, у которого в компании установлено 15 ридеров, сказал: "Одним из самых приятных сюрпризов было то, насколько устройства просты в использовании и как быстро каждый научился обращаться с ними. Теперь, использование ридера руки - секундное дело."
Что если ридер не опознает пользователя? Некоторые ранние биометрические системы были разработаны для особо-секретных применений, где приоритетом было не пустить "плохих парней" внутрь. Следовательно, они делали более сложным авторизацию для "хороших парней". Такой подход вызвал бы ужасные накладки в системе учета времени и посещаемости сотрудников, где частые отказы недопустимы.
В последствии, биометрические устройства были перенастроены так, чтобы опознавать чаще хороших парней, нежели отевргать плохих. Но, не компрометирует ли это безопасность? В биометрических технологиях, вероятность отказа в доступе авторизованной персоне называется "уровнем ошибочных отказов". Низкий уровень ошибочных отказов является хорошим индикатором легкости использования устройства. Низкий уровень ошибочных отказов не должен вызывать опасений по поводу неавторизованного доступа, так как комбинация руки пользователя и короткого числового кода является теоритически невзламываемой безопасностью.
После сверки руки пользователя, терминал ридера RSI HandPunch отображает "коэффициент", отражающий степень идентичности между хранимым изображением руки и самой рукой. Коэффициент в рамках 20-40% отражает хорошее использование системы. Это опция обеспечивает приемственность поьзователям, на практике сотрудники играют в высоко-технологичные игры чтобы занизить это число как можно сильнее. Мэл Хиггинс рассказал о женщине, которая позвонила и рассказала, что она только что получила нулевой коэффициент.
2. Скорость
Когда используется биометрический ридер, сотрудник как правило вводит свой числовой идентификатор на встроенной клавиатуре. Потом ридер просит разместить пользателя рука, палец или глаз. Время с момента приглашения идентифицироваться до момента окончания идентификации называется "временем идентификации". У большинства биометрических ридеров это время составляет 1-2 секунды.
Более важное время, это полное время использования, включающее ввод своего идентификатора и саму идентификацию. Для быстрого использования, номер должен быть коротким. Если требуется длинный номер, некоторые биометрические ридеры могут сканировать карту с номером. Преимущество быстрого пропуска должно быть сбалансированно стоимостью и необходимостью администрирования карт.
Системы основанные на картах выглядят более быстрыми изначально, но как напоминает Мэл Хиггинс: "Разница в скорости идентификации по бейджу и по ридеру руки составляет около 2 секунд, но...ваша рука прямо перед вами, в то время как ваша карта/бейдж требует время на то чтобы его найти и достать." Среднее время прохождения через терминал HandPunch, включая ввод 3-х или 4-х значного кода, составляет около 4-х секунд.
Некоторые компании требуют, чтобы сотрудник вводил определенные комментарии. Терминал также может запрашивать код назначения или код работы. Сотрудник может указать "пришел на работу", "ухожу с работы", "вернулся с обеда", и т.п. Сотрудник должен быть в сотсоянии ввести эти данные ьыстро и легко через клавиатуру ридера.
Установка настраиваемых режимов ввода данных сохраняет много времени. Например, можно не запрашивать код департамента, когда много людей проходят через терминал в начале рабочей смены. Но ридер можно переключить в режим запроса кода департамента при необходимости.
Сотрудник может ввести код департамента в терминал HandPunch простым нажатием клавиши # после ввода своего кода. Ридер запросит пользователя о данных департамента, потом попросит разместит руку. Ридер может быть запрограммирован для отображения запроса о департаменте при каждой идентификации, но это тратит время. Ридер также может быть запрограммирован для запроса друга рода последовательностей данных. Любое биометрическое устройство спецально разработанное для системы учета времени и посещаемости сотрудников должно включать в себя все эти возможности.
3. Установка биометрической системы
Управление первоначальным регистрационным процессом и образцами
Прежде чем сотрудники смогут использовать биометрические ридеры, они должны быть "зарегистрированы". Ридер записывает идентификационную информацию, такую как форма руки, и т.п. и хранит эти данные в виде "образцов". Данный процесс занимает как правило от 30 секунд до 2-х минут, взависимости от используемой биометрической технологии.
Ввиду того, что данный процесс является для сотрудников первым опытом работы с устройством, менеджер должен давать четкие и понятные инструкции.
Если в системе несколько терминалов, программное обеспечение системы должно быть в состоянии передать образцы на другие терминалы. Благодаря этому, сотрудники могут регистрировать на одном терминале, а идентифицироваться на любом в системе.
Система управления образцами может обслуживаться главной базой данных на центральном компьютере, что исключает перерегистрацию персонала, когда добавляется новый терминал. Образцы могут быть перемещены из центральной базы данных в другие места (например, сопровождать перевод сотрудника в другую организацию/подразделение). Составленные образцы сотрудников могут быть стерты или храниться в неактивном файле. Управление образцами также включает в себя безопасное хранение копий образцов на случай критического сбоя.
Встраивание биометрической системы в существующую систему основанную на картах/бейджиках
Основаня черта систем учета времени и посещаемости на базе бейджиков - это использование технологии штрих-кодов. Другие системы используют Wiegand или магнитные полоски на картах и ридерах. Некоторые биометрические ридеры могут эмулировать данные протоколы, позволяя биометрическому модулю быть установленным на существующей системе основанной на картах/бейджах. Это называется "эмуляцией карт-ридера".
В режиме эмуляции, биометрический терминал запоминает идентификационный номер сотрудника пока не будет проведена сверка пользователя, потом пересылает идентификатор в систему усета времени и посещаемости на базе карт/бейджиков. Если биометрический ридер не опознает пользователя, тогда он не посылает его идентификатор системе.
Система основанная на бейджах/картах не может управлять биометрическими образцами. Поэтому, каждый сотрудник должен быть зарегестрирован на каждом биометрическом ридере. Это может оказаться маленьким неудобством в небольших системах, или в больших системах, в которых каждый пользователь использует 1-2 терминала. Но в больших системах крайне желательно иметь систему управления образцами.
Некоторые биометрические ридеры предоставляют управление образцами без центрального компьютера. Терминалы соединяются простыми проводами, и назначенный главный терминал является источником образцов для всех остальных терминалов.
Подведение итогов
Биометрические технологии значительно повышают свои возможности в компьютеризированных системах учета времени и посещаемости сотрудников, гарантируя при этом точность расчета зарплат. Идентифицируя каждого сотрудника быстро и точно, биометрические системы исключают издержки и проблемы связанные с админисртрированием бейджиков, оеспечивая быстрый возврат на инвестиции.
Системы, основанные на беджах/картах продолжат играть свою роль в учете отработанного времени и посещаемости сотрудников, но биометрические технологии делают мечту о точности зарплат реальностью.
